Regulamin pracy 2026: co powinien zawierać, od ilu pracowników jest obowiązkowy i jak go zmienić

Regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Tak brzmi art. 104 § 1 Kodeksu pracy i to jedno zdanie wyznacza granice całego dokumentu. Regulamin odpowiada na pytanie „jak u nas się pracuje”, a nie na pytanie „ile się u nas zarabia” ani „kto z kim ma umowę”.

Formalnie jest to źródło prawa pracy. Art. 9 § 1 stawia regulaminy obok Kodeksu pracy, ustaw, aktów wykonawczych i układów zbiorowych. Ma to dwa praktyczne skutki. Po pierwsze, zapisy regulaminu wiążą obie strony tak samo jak przepisy ustawy, więc pracownik może się na nie powołać przed sądem. Po drugie, działa hierarchia z art. 9 § 2 i § 3: postanowienia regulaminu nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż Kodeks pracy i inne ustawy, ani mniej korzystne niż układ zbiorowy. Zapis gorszy niż ustawowy nie jest nieważny w całym dokumencie, po prostu w jego miejsce wchodzi przepis ustawy.

Jest jeszcze § 4, o którym rzadko się pamięta przy pisaniu regulaminów, a po nowelizacji antymobbingowej zyskuje na znaczeniu. Postanowienia regulaminów naruszające zasadę równego traktowania w zatrudnieniu po prostu nie obowiązują. Zapis, który różnicuje pracowników bez obiektywnego uzasadnienia, jest więc martwy od pierwszego dnia, a jednocześnie stanowi gotowy dowód w sprawie o nierówne traktowanie.

Regulamin pracy jest jednostronny w tym sensie, że ostatecznie ustala go pracodawca, ale nie jest dowolny. Ma obowiązkową treść minimalną, wymaga uzgodnień z reprezentacją pracowników i ma własny, ustawowy termin wejścia w życie. Te trzy elementy omawiamy niżej.

Obowiązkową treść wyznacza art. 104(1) § 1, który wylicza kolejno: organizację pracy wraz z warunkami przebywania na terenie zakładu i wyposażeniem pracowników (pkt 1), systemy i rozkłady czasu pracy oraz okresy rozliczeniowe (pkt 2), porę nocną (pkt 4), termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia (pkt 5), wykazy prac wzbronionych młodocianym i kobietom (pkt 6), wykaz prac i stanowisk dozwolonych młodocianym w celu przygotowania zawodowego (pkt 7), wykaz lekkich prac dozwolonych młodocianym zatrudnionym w innym celu (pkt 7a), obowiązki z zakresu BHP i ochrony przeciwpożarowej wraz ze sposobem informowania o ryzyku zawodowym (pkt 8) oraz sposób potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności (pkt 9). Punkt 3 został uchylony, więc numeracja w ustawie ma lukę i nie jest to błąd w Twoim egzemplarzu Kodeksu.

Do tego dochodzi § 2, czyli informacja o karach porządkowych stosowanych zgodnie z art. 108. Katalog kar jest zamknięty: upomnienie, nagana i kara pieniężna w granicach ustawowych. Wymyślenie własnej kary, na przykład potrącenia za spóźnienie poza reżimem art. 108, jest wykroczeniem zagrożonym grzywną na podstawie art. 281 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy.

Od 5 listopada 2026 r. dochodzi pkt 10, dodany ustawą z 19 czerwca 2026 r. Wymaga on opisania reguł, procedur oraz częstotliwości działań w obszarach przeciwdziałania naruszaniu godności i innych dóbr osobistych pracowników, przeciwdziałania naruszaniu zasady równego traktowania i dyskryminacji w zatrudnieniu oraz przeciwdziałania mobbingowi. Przepis zawiera furtkę: obowiązek odpada, jeżeli u pracodawcy wydano odrębny regulamin, o którym mowa w art. 94(3a).

Zwróć uwagę na sformułowanie „w szczególności” otwierające cały § 1. To lista minimalna. Nic nie stoi na przeszkodzie, żeby regulamin obejmował dodatkowe kwestie porządkowe, o ile mieszczą się w zakresie z art. 104 § 1 i nie są mniej korzystne niż ustawa. Nie wolno natomiast wrzucać do regulaminu pracy spraw, dla których Kodeks przewiduje inny tryb, takich jak wysokość wynagrodzenia.

Osobną kategorią, o której łatwo zapomnieć, jest nadzór. Art. 22² § 6 Kodeksu pracy wymaga, żeby cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustalić właśnie w układzie zbiorowym pracy albo w regulaminie pracy, a w obwieszczeniu tylko wtedy, gdy pracodawca regulaminu mieć nie musi. Jeżeli w firmie działają kamery albo oprogramowanie kontrolujące służbowy sprzęt, zapisy o monitoringu w pracy muszą trafić do tego samego dokumentu.

Progi określa art. 104 w trzech paragrafach i warto je czytać razem, bo dopiero wtedy układają się w spójną zasadę. Pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników wprowadza regulamin pracy (§ 1(1)). Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może go wprowadzić (§ 2). Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników wprowadza regulamin, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o jego wprowadzenie (§ 3).

Każdy z tych trzech przepisów kończy się tym samym zastrzeżeniem: obowiązek nie powstaje, jeżeli w zakresie przewidzianym w art. 104 § 1 obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy. Układ zbiorowy zastępuje regulamin tylko w tym zakresie, w jakim faktycznie te sprawy reguluje. Jeżeli układ milczy o porze nocnej albo o potwierdzaniu obecności, w tej części regulamin nadal jest potrzebny.

Próg liczy się w pracownikach, czyli w osobach pozostających w stosunku pracy. Wymiar etatu nie ma znaczenia, więc dwie osoby na pół etatu to dwóch pracowników, a nie jeden. Osoby na umowach zlecenia i kontraktach B2B do progu się nie wliczają. Warto tu jednak pamiętać o niedawnych zmianach w uprawnieniach Państwowej Inspekcji Pracy, bo jeżeli inspektor uzna, że umowa cywilnoprawna została zawarta w warunkach właściwych dla stosunku pracy, liczba pracowników może się zmienić z dnia na dzień. Opisaliśmy to szczegółowo przy okazji tego, jak wygląda kontrola PIP i co inspektor sprawdza.

Poniżej 20 pracowników regulamin pracy jest wyłącznie dobrowolny i mimo to często się opłaca. Bez niego zostajesz przy podstawowym systemie czasu pracy, trudniej stosować kary porządkowe, a każdą zmianę organizacyjną trzeba komunikować osobnym obwieszczeniem.

Ustawa z 19 czerwca 2026 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy oraz ustawy Kodeks postępowania cywilnego została ogłoszona w Dzienniku Ustaw 4 sierpnia 2026 r. pod pozycją 1046. Zgodnie z jej art. 6 wchodzi w życie po upływie 3 miesięcy od ogłoszenia, czyli 5 listopada 2026 r. Art. 4 daje pracodawcom 6 miesięcy od tego dnia na dostosowanie regulaminu pracy albo wydanie odrębnego regulaminu, więc ostatni dzień na dokumenty przypada na 5 maja 2027 r.

Nowelizacja wprowadza dwa równoległe przepisy i tu rodzi się większość nieporozumień. Art. 104(1) § 1 pkt 10 dopisuje reguły antymobbingowe do obowiązkowej treści regulaminu pracy. Art. 94(3a) § 1 nakłada natomiast na pracodawcę zatrudniającego co najmniej 10 pracowników obowiązek ustalenia tych samych reguł w regulaminie, jeżeli nie są one określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Innymi słowy: masz wybór, gdzie te reguły zapisać, ale nie masz wyboru, czy je zapisać.

Praktyczny wniosek jest taki, że próg dziesięciu pracowników jest niższy niż próg pięćdziesięciu, od którego regulamin pracy w ogóle jest obowiązkowy. Firma zatrudniająca 12 osób, która nigdy nie miała żadnego regulaminu wewnętrznego, po 5 listopada 2026 r. musi mieć spisany regulamin antymobbingowy. To najczęściej przeoczana konsekwencja tej nowelizacji i dotyczy dziesiątek tysięcy małych pracodawców.

Tryb wydania odrębnego regulaminu z art. 94(3a) jest sztywniejszy niż tryb regulaminu pracy. Treść uzgadnia się z zakładową organizacją związkową, a przy kilku organizacjach z organizacjami reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25(3) ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5 procent pracowników. Tam, gdzie związków nie ma, uzgodnienie następuje z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Jeżeli w ciągu 30 dni od przedstawienia projektu nie dojdzie do uzgodnienia, pracodawca ustala treść samodzielnie, uwzględniając ustalenia poczynione w toku rozmów. Art. 94(3a) § 6 nakazuje stosować odpowiednio art. 104(3), więc dwutygodniowy termin wejścia w życie i obowiązek zapoznania obowiązują tak samo.

Sama treść tych reguł, definicja mobbingu po zmianach, wysokość zadośćuczynienia i obowiązki dowodowe pracodawcy to osobny, obszerny temat. Zebraliśmy go w przewodniku po tym, jak wygląda przeciwdziałanie mobbingowi po nowelizacji Kodeksu pracy.

Warto przy tej okazji sprawdzić trzeci dokument o podobnej konstrukcji. Firmy zatrudniające co najmniej 50 osób muszą prowadzić procedurę zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów, ustalaną po konsultacjach z załogą i wchodzącą w życie po 7 dniach od ogłoszenia. Progi są inne niż przy regulaminie pracy, więc część firm ma tylko jeden z tych obowiązków. Szczegóły zebraliśmy na stronie o ochronie sygnalistów.

Trzy dokumenty, trzy różne zakresy i trzy różne progi. Mylenie ich jest najczęstszym błędem w małych działach kadr.

Regulamin pracy odpowiada za organizację i porządek: czas pracy, porę nocną, BHP, obecność, kary porządkowe. O wynagrodzeniu mówi tylko tyle, kiedy, gdzie i jak często jest wypłacane.

Regulamin wynagradzania odpowiada za to, ile i za co. Warunki wynagradzania za pracę, stawki, dodatki, premie i inne świadczenia związane z pracą. Ma własny próg i własny tryb, a jego postanowienia również nie mogą być mniej korzystne niż Kodeks pracy.

Układ zbiorowy pracy jest umową zawieraną z organizacjami związkowymi i stoi w hierarchii wyżej niż oba regulaminy. Jeżeli reguluje daną sprawę, wypiera w tym zakresie regulamin, a regulamin nie może być od układu mniej korzystny (art. 9 § 3).

Praktyczna wskazówka przy nowelizacji antymobbingowej: art. 94(3a) § 1 wymienia trzy możliwe miejsca dla reguł antymobbingowych, czyli układ zbiorowy, regulamin pracy albo odrębny regulamin. Jeżeli masz układ zbiorowy, który już opisuje procedurę zgłoszeń i przeciwdziałania, sprawdź, czy pokrywa wszystkie trzy obszary z pkt 10, w tym naruszanie godności i innych dóbr osobistych. Częstym brakiem w starszych układach jest właśnie ten najszerszy, trzeci obszar.

Zmiana regulaminu przechodzi tę samą drogę co jego wprowadzenie i nie ma tu skróconej ścieżki. Nowe brzmienie ustalasz w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową (art. 104(2) § 1). Jeżeli w terminie ustalonym przez strony do uzgodnienia nie dojdzie albo u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, regulamin ustala pracodawca (art. 104(2) § 2). Warto zwrócić uwagę, że przy regulaminie pracy ustawa mówi o terminie ustalonym przez strony, a przy odrębnym regulaminie antymobbingowym o sztywnych 30 dniach. To realna różnica proceduralna między dwoma dokumentami.

Po ustaleniu treści zmianę trzeba podać do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy, a nowe brzmienie wchodzi w życie dopiero po upływie 2 tygodni od tego dnia (art. 104(3) § 1). Dwutygodniowy termin jest sztywny i nie da się go skrócić porozumieniem z załogą. Jeżeli więc planujesz, żeby nowe zapisy antymobbingowe zaczęły obowiązywać razem z ustawą 5 listopada 2026 r., ogłoszenie musi nastąpić najpóźniej 21 października 2026 r., a rozmowy z reprezentacją pracowników trzeba zacząć znacznie wcześniej.

Pytanie, które wraca najczęściej, dotyczy zmiany na niekorzyść pracownika. Sama zmiana regulaminu nie modyfikuje treści indywidualnych umów o pracę. Jeżeli jednak nowy zapis pogarsza warunki wynikające wprost z umowy, potrzebne jest wypowiedzenie zmieniające albo porozumienie stron. Zmiany czysto porządkowe, takie jak nowy sposób potwierdzania obecności czy przesunięcie pory nocnej w granicach ustawowych, działają bez wypowiedzeń zmieniających.

Całą procedurę, razem z kalendarzem wstecznym i listą dokumentów do akt osobowych, rozpisaliśmy w osobnym poradniku o tym, jak zmienić regulamin pracy krok po kroku.

Wzory regulaminów krążą po internecie w setkach wersji i większość z nich pochodzi sprzed nowelizacji, więc nie zawiera pkt 10. Zamiast szukać pliku do pobrania, warto zacząć od struktury, bo to ona decyduje o tym, czy dokument przejdzie kontrolę i czy będzie się nim dało posługiwać na co dzień.

Sprawdzający się układ rozdziałów wygląda tak:

1. Postanowienia ogólne: kogo dotyczy regulamin, jakie pojęcia definiuje, od kiedy obowiązuje.
2. Obowiązki pracodawcy i obowiązki pracownika, w tym warunki przebywania na terenie zakładu.
3. Organizacja pracy i wyposażenie: narzędzia, materiały, odzież i obuwie robocze, środki ochrony indywidualnej.
4. Czas pracy: systemy, rozkłady, okresy rozliczeniowe, pora nocna, praca w godzinach nadliczbowych.
5. Obecność w pracy: sposób potwierdzania przybycia, tryb usprawiedliwiania nieobecności i spóźnień.
6. Wypłata wynagrodzenia: termin, miejsce, czas i częstotliwość.
7. Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz ochrona przeciwpożarowa, w tym informowanie o ryzyku zawodowym.
8. Prace wzbronione oraz zatrudnianie młodocianych, z trzema wykazami.
9. Odpowiedzialność porządkowa: kary z art. 108, tryb ich stosowania i tryb odwoławczy.
10. Przeciwdziałanie mobbingowi, dyskryminacji i naruszaniu godności: reguły, procedury i częstotliwość działań.
11. Postanowienia końcowe: tryb zmiany, data podania do wiadomości, data wejścia w życie.

Rozdział dziesiąty jest tym, którego nie znajdziesz w starych wzorach, a jednocześnie tym, który po 5 listopada 2026 r. będzie sprawdzany najczęściej. Musi odpowiadać na cztery pytania: co jest zabronione, kto i jakim kanałem przyjmuje zgłoszenia, w jakim terminie i w jakim trybie zgłoszenie jest rozpatrywane oraz jak często prowadzone są działania prewencyjne, czyli szkolenia i przeglądy. Ten ostatni element, częstotliwość, jest wymagany wprost przez ustawę i to jego brakuje w praktycznie każdym szablonie sprzed nowelizacji.

Tu warto rozprawić się z powtarzanym mitem. Kodeks pracy nie zawiera odrębnego wykroczenia polegającego na samym braku regulaminu pracy. Katalog wykroczeń przeciwko prawom pracownika z art. 281 § 1 wymienia między innymi zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach właściwych dla umowy o pracę, stosowanie kar spoza katalogu ustawowego, naruszanie przepisów o czasie pracy czy nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, ale nie ma wśród nich pozycji „nie wprowadza regulaminu pracy”.

Nie znaczy to, że brak dokumentu jest bezkosztowy. Realne skutki są trzy i wszystkie bolą bardziej niż mandat.

Po pierwsze, inspektor pracy stwierdziwszy brak wymaganego regulaminu skieruje wystąpienie lub nakaz, a przy okazji zwykle znajdzie naruszenia, które już są wykroczeniami, bo brak regulaminu najczęściej idzie w parze z bałaganem w czasie pracy i ewidencji.

Po drugie, bez regulaminu tracisz narzędzia. Nie zastosujesz skutecznie kar porządkowych, jeżeli pracownik nie został zapoznany z ustaloną organizacją i porządkiem. Nie wprowadzisz równoważnego czy zadaniowego czasu pracy, bo nie masz gdzie tego zapisać.

Po trzecie, i od 5 listopada 2026 r. najdotkliwiej, brak spisanych reguł antymobbingowych uderza w Ciebie w procesie. Nowy art. 18(3f) przenosi ciężar dowodu: gdy pracownik uprawdopodobni naruszenie zasady równego traktowania, to pracodawca musi wykazać, że do naruszenia nie doszło. Bez regulaminu, rejestru zgłoszeń, list obecności ze szkoleń i protokołów postępowań wyjaśniających nie ma czym tego wykazać. Minimalne zadośćuczynienie za mobbing wynosi sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia, czyli 28 836 zł przy stawce 4 806 zł obowiązującej w 2026 r., i jest to dolna granica, a nie kwota typowa.