Akta osobowe pracownika: części A, B, C, D i E, przechowywanie i dokumentacja pracownicza 2026

Najczęstszy błąd w kadrach polega na tym, że akta osobowe traktuje się jako całą dokumentację pracownika. Przepisy rozdzielają te pojęcia. Dokumentacja pracownicza to pojęcie szersze: art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy definiuje ją jako dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Akta osobowe są więc tylko jednym z jej elementów.

Par. 6 rozporządzenia wymienia cztery zbiory, które prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika, ale poza teczką osobową:

• dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w tym sama ewidencja czasu pracy oraz wnioski o zwolnienie od pracy, o opiekę nad dzieckiem do 14 lat, o urlop opiekuńczy i o zwolnienie z powodu siły wyższej,
• dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
• kartę lub listę wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń oraz wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
• kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, razem z dokumentami o wypłacie ekwiwalentu za używanie własnej odzieży.

Praktyczny skutek jest prosty: wniosek urlopowy nie ma czego szukać w części B akt osobowych, a lista płac nie jest częścią teczki. Jeżeli kontrola zastanie ewidencję czasu pracy wpiętą między umowę a badania lekarskie, uwaga w protokole jest pewna, choć samo prowadzenie dokumentacji nikt nie zakwestionuje.

Odpowiedź zależy od jednej daty: kiedy powstał stosunek pracy. Obowiązują trzy równoległe reżimy i mieszanie ich jest najczęstszym źródłem błędnych informacji w internecie.

Do tego dochodzi wyjątek branżowy. Dokumentację pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne przechowuje się 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy, niezależnie od daty zatrudnienia.

Sam art. 94 pkt 9b kończy się zastrzeżeniem, o którym łatwo zapomnieć: dziesięcioletni okres obowiązuje, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania. Zanim zniszczysz teczkę po dziesięciu latach, sprawdź, czy do pracownika nie stosuje się przepis szczególny.

Kiedy dziesięć lat to za mało

Art. 94 z indeksem 4 Kodeksu pracy przewiduje dwa przedłużenia, gdy dokumentacja jest albo może być dowodem w postępowaniu. Jeżeli pracodawca jest stroną postępowania, trzyma dokumentację do jego prawomocnego zakończenia, nie krócej niż przez zwykły okres. Jeżeli tylko dowiedział się o wytoczeniu powództwa albo wszczęciu postępowania, okres przedłuża się o 12 miesięcy, po których zawiadamia byłego pracownika o możliwości odbioru dokumentacji w terminie 30 dni.

Osobny przypadek to ponowne zatrudnienie. Art. 94 z indeksem 5 nakazuje kontynuować dotychczasową dokumentację, jeżeli pracodawca zatrudnia tę samą osobę ponownie w okresie przechowywania. Nie zakłada się drugiej teczki, a okres przechowywania liczy się od końca roku, w którym rozwiązał się stosunek pracy kończący się najpóźniej.

Piąta część akt osobowych to najmłodszy element całej konstrukcji i najczęstsza dziura w firmowych teczkach. Doszła razem z przepisami o kontroli trzeźwości, które weszły w życie 21 lutego 2023 roku. Do części E trafiają cztery rodzaje dokumentów:

• informacje o kontroli trzeźwości przeprowadzonej przez pracodawcę (art. 22 z indeksem 1c par. 6 Kodeksu pracy),
• informacja o badaniu stanu trzeźwości przeprowadzonym przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego,
• informacje o kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu, przeprowadzonej przez pracodawcę,
• informacja o takim badaniu przeprowadzonym przez uprawniony organ.

Dwie rzeczy odróżniają część E od pozostałych. Po pierwsze, informacje przechowuje się w niej maksymalnie rok od dnia zebrania, a nie przez cały okres przechowywania akt. Po drugie, trafia tu wyłącznie informacja o kontroli, której wynik uzasadnił niedopuszczenie pracownika do pracy. Wynik negatywny nie jest podstawą do żadnego wpisu, a odsunięcie pracownika przy wyniku poniżej progu ustawowego kończy się obowiązkiem wypłaty wynagrodzenia za czas niedopuszczenia.

Struktura części E działa tak jak część D: każda kontrola dostaje własną wydzieloną część oznaczoną E1, E2 i kolejnymi numerami, z osobną chronologią, numeracją i wykazem. Po usunięciu informacji o danej kontroli kasuje się całą wydzieloną część, a pozostałym nadaje się następujące po sobie numery. Szczegółową procedurę badania, progi promilowe i wymogi wobec urządzeń opisujemy na stronie o kontroli trzeźwości pracowników.

Część D wygląda niepozornie, bo rozporządzenie opisuje ją jednym zdaniem: odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową lub odpowiedzialnością z odrębnych przepisów, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu. Cała trudność siedzi w par. 4 ust. 3.

Dokumenty w części D trzyma się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, numerowanych D1, D2 i dalej. Każda taka część ma własną chronologię, własną numerację i własny wykaz. Kiedy kara ulega zatarciu, usuwa się całą wydzieloną część jej dotyczącą, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery. Innymi słowy, po usunięciu D2 dotychczasowa D3 staje się D2. Luka w numeracji jest błędem, a nie śladem po zatartej karze.

Kara porządkowa ulega zatarciu po roku nienagannej pracy, na podstawie art. 113 Kodeksu pracy, i wtedy odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych. Zanim jednak kara w ogóle trafi do części D, musi przejść własną procedurę: obowiązkowe uprzednie wysłuchanie pracownika, dwa tygodnie od powzięcia wiadomości o naruszeniu i trzy miesiące od samego naruszenia. Pracownik ma siedem dni na sprzeciw, a nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni oznacza jego uwzględnienie.

Art. 94 z indeksem 11 Kodeksu pracy przesądza sprawę jednym zdaniem: dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z papierową. Pracodawca może swobodnie zmieniać postać dokumentacji w obie strony i nie potrzebuje na to niczyjej zgody.

Zmiana z papieru na elektronikę następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w praktyce skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej. Zwykły skan bez podpisu nie jest zmianą postaci dokumentacji, tylko kopią roboczą. W drugą stronę wystarczy wydruk opatrzony podpisem potwierdzającym zgodność z dokumentem elektronicznym.

O zmianie postaci trzeba poinformować pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy i wskazać, że poprzednią postać dokumentacji można odebrać w terminie 30 dni od przekazania informacji. Byłych pracowników zawiadamia się indywidualnie, papierowo albo elektronicznie. Jeżeli pracownik nie żyje, prawo odbioru przechodzi na dzieci, wnuki i rodzeństwo przyjęte na wychowanie, małżonka oraz rodziców, w tym ojczyma i macochę. Nieodebranej poprzedniej postaci pracodawca może już nie przechowywać.

Wymagania techniczne, o których warto wiedzieć przed wyborem systemu

Przenoszenie dokumentacji między systemami teleinformatycznymi ma sztywno opisany format. Każdy dokument zapisuje się w odrębnym pliku, przy czym odwzorowania cyfrowe dokumentów papierowych przekazuje się w formacie PDF, a dane, które nie stanowią pliku w określonym formacie, zapisuje się w formacie TXT. Do każdego dokumentu dołącza się osobny plik XML z dziewięcioma metadanymi, w tym identyfikatorem dokumentu, rodzajem dokumentu przypisanym do konkretnej części akt osobowych, numerem PESEL pracownika i nazwą pracodawcy. Całość przekazuje się w jednym pliku skompresowanym, a opatrzenie go kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią pracodawcy jest równoznaczne z potwierdzeniem zgodności całego zbioru.

To ważne przy zmianie dostawcy systemu kadrowego. Jeżeli oprogramowanie nie potrafi wyeksportować dokumentacji w tym układzie, migracja przestaje być kwestią techniczną i staje się kwestią zgodności z rozporządzeniem.

Art. 94 z indeksem 12 Kodeksu pracy daje pracownikowi i byłemu pracownikowi prawo do kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej. Wniosek można złożyć papierowo albo elektronicznie, a po śmierci pracownika prawo to przysługuje tym samym członkom rodziny, którzy mogą odebrać poprzednią postać dokumentacji.

Par. 18 ust. 3 rozporządzenia wyznacza termin: kopię wydaje się nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. Sam wniosek włącza się do części B albo C akt osobowych, zależnie od tego, czy pracownik nadal jest zatrudniony. To drobiazg, o którym łatwo zapomnieć, a świadczy o porządku w teczce równie mocno jak wykaz dokumentów.

Forma kopii zależy od tego, jak prowadzona jest dokumentacja. Przy aktach papierowych to albo papierowa kopia z podpisem potwierdzającym zgodność, albo odwzorowanie cyfrowe zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią lub podpisem elektronicznym. Przy aktach elektronicznych to albo eksport zgodny z zasadami przenoszenia dokumentacji, albo wydruk, który poza treścią musi zawierać także metadane dokumentu i podpis potwierdzający zgodność.

Warto pilnować tego terminu z prozaicznego powodu. Wniosek o kopię akt osobowych zwykle poprzedza pozew do sądu pracy albo spór o świadectwo pracy. Opóźnienie nie zamyka drogi pracownikowi, za to buduje obraz pracodawcy, który utrudnia dostęp do dokumentów.

Tu dokumentacja pracownicza wyraźnie odróżnia się od innych obowiązków kadrowych. Przy regulaminie pracy, monitoringu i kontroli trzeźwości Kodeks pracy nie przewiduje odrębnego wykroczenia i realne ryzyko sprowadza się do RODO oraz do podważenia dowodu. Przy dokumentacji pracowniczej jest odwrotnie: art. 281 par. 1 wymienia trzy osobne wykroczenia.

• pkt 6: nie prowadzi dokumentacji pracowniczej,
• pkt 6a: nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez wymagany okres, także dłuższy, jeżeli wynika on z odrębnych przepisów,
• pkt 7: pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Od 8 lipca 2026 roku grzywna za każde z nich wynosi od 2000 zł do 60 000 zł. Widełki podniosła ustawa z 11 marca 2026 roku (Dz.U. 2026 poz. 473), która podwoiła kary z całego art. 281 par. 1. Znaczna część poradników kadrowych wciąż podaje dawne 1000 zł do 30 000 zł, więc przy szacowaniu ryzyka warto sprawdzić datę publikacji źródła.

Trzeci punkt bywa lekceważony, a jest najłatwiejszy do udowodnienia podczas kontroli. Inspektor nie musi analizować zawartości teczek: wystarczy, że zobaczy segregatory w nieogrzewanym magazynie, w wilgotnym pomieszczeniu albo w pokoju, do którego wchodzi kto chce. Par. 8 rozporządzenia mówi wprost o zapewnieniu odpowiedniej wilgotności i temperatury oraz o zabezpieczeniu pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych. Więcej o samym przebiegu kontroli i o tym, czego inspektor żąda na wstępie, piszemy na stronie o kontroli PIP.

Krótka odpowiedź brzmi: nie prowadzi się ich. Obowiązek z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy dotyczy pracowników, czyli osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy. Rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej także mówi wyłącznie o pracownikach. Zleceniobiorca i osoba na kontrakcie B2B nie mają akt osobowych w rozumieniu tych przepisów.

To jednak nie znaczy, że nie trzeba niczego dokumentować. Dokumenty zleceniobiorcy przechowuje się na podstawie przepisów o ubezpieczeniach społecznych i przepisów podatkowych, a przetwarzanie jego danych osobowych opiera się na RODO, najczęściej na niezbędności do wykonania umowy. Praktyczna konsekwencja jest taka, że nie ma tu ani sztywnego podziału na części, ani ustawowego okresu przechowywania z art. 94 pkt 9b. Zakres i czas trzeba wyznaczyć samodzielnie i opisać w rejestrze czynności przetwarzania.

Uwaga na pułapkę, która wraca przy każdej kontroli. Jeżeli inspektor uzna, że umowa cywilnoprawna została zawarta w warunkach właściwych dla stosunku pracy, obowiązki dokumentacyjne odżywają wstecz, razem z odrębnym wykroczeniem z art. 281 par. 1 pkt 1. Zbieranie kompletu dokumentów pracowniczych od zleceniobiorcy działa wtedy przeciwko pracodawcy, bo sam układ teczki staje się argumentem za istnieniem podporządkowania. Szerzej opisujemy to w tekście o umowie B2B a kontroli PIP.

Wyjątkiem jest kontrola trzeźwości. Przepisy o niej stosuje się także do osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, więc zleceniobiorca może być nią objęty. Dokumenty z takiej kontroli nie trafiają jednak do części E akt osobowych, bo tych akt po prostu nie ma.

Rozporządzenie nie zawiera zamkniętej listy osób uprawnionych, więc odpowiedź składa się z kilku przepisów. Punktem wyjścia jest art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, który nakazuje przechowywać dokumentację w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności. Poufność jest tu wymieniona na pierwszym miejscu i to ona wyznacza granicę.

W praktyce dostęp mają:

• pracownik i były pracownik, w zakresie własnych akt, w tym prawo do kopii w terminie 30 dni,
• osoby upoważnione przez pracodawcę do prowadzenia spraw kadrowych, w granicach udzielonego upoważnienia do przetwarzania danych,
• inspektor pracy w toku kontroli, na podstawie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy,
• sąd i inne organy w zakresie prowadzonego postępowania,
• po śmierci pracownika: dzieci, wnuki i rodzeństwo przyjęte na wychowanie, małżonek oraz rodzice, po udokumentowaniu uprawnienia do odbioru.

Bezpośredni przełożony nie mieści się w tym katalogu automatycznie. Sam fakt kierowania zespołem nie daje wglądu w orzeczenia lekarskie, dokumenty rodzicielskie ani w część D. Jeżeli przełożony ma mieć dostęp do wybranych dokumentów, potrzebuje odrębnego upoważnienia o wyraźnie określonym zakresie.

Osobna sytuacja to przejście zakładu pracy na innego pracodawcę. Par. 7 rozporządzenia rozstrzyga ją krótko: dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy. Nie chodzi o kopię ani o zgodę pracownika, tylko o przekazanie całości dokumentacji następcy prawnemu.