Ryczałt za pracę zdalną: ekwiwalent, ile wynosi i jak rozliczyć ZUS oraz podatek

Nie ma ustawowej kwoty. To pierwsza rzecz, którą trzeba powiedzieć wprost, bo większość pytań o ryczałt zaczyna się od szukania liczby, której w przepisach po prostu nie ma. Art. 67(24) par. 4 Kodeksu pracy stanowi tylko tyle, że wysokość ryczałtu ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Ustawodawca zamiast kwoty dał metodę. Par. 5 wylicza, co bierze się pod uwagę przy ustalaniu ekwiwalentu albo ryczałtu: normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe, ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy wraz z cenami rynkowymi tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Praktyczna konsekwencja jest taka, że dwie firmy mogą legalnie płacić zupełnie różne stawki i obie mieć rację. Firma, w której ludzie pracują zdalnie jeden dzień w tygodniu na sprzęcie służbowym, ma inne przewidywane koszty niż firma w pełni rozproszona, gdzie pracownicy korzystają z własnych komputerów. Kwota oderwana od tej kalkulacji jest podatna na zakwestionowanie w obie strony: zbyt niska naraża na roszczenie pracownika, a zbyt wysoka i niczym nieuzasadniona traci charakter zwrotu kosztów.

Dlatego w regulaminie warto zapisywać metodę, a nie samą liczbę. Zapis mówiący, że ryczałt stanowi iloczyn liczby dni pracy zdalnej i stawki dziennej wyliczonej z norm zużycia energii i kosztów łącza, przetrwa zmianę cen prądu. Zapis mówiący po prostu, że ryczałt wynosi X złotych, po dwóch latach zwykle przestaje odpowiadać rzeczywistym kosztom.

Te dwa pojęcia mieszają się w codziennej praktyce, choć w Kodeksie pracy mają zupełnie różne funkcje. Ekwiwalent z art. 67(24) par. 3 przysługuje w jednej konkretnej sytuacji: gdy pracownik używa własnych materiałów i narzędzi pracy, których pracodawca mu nie zapewnił, a strony ustaliły zasady korzystania z tego sprzętu na podstawie par. 2. Ekwiwalent jest więc odpowiedzią na pytanie, czyj jest sprzęt.

Ryczałt z par. 4 odpowiada na inne pytanie: jak technicznie rozliczyć koszty. Przepis mówi, że obowiązek pokrycia kosztów z par. 1 pkt 2 i 3 albo obowiązek wypłaty ekwiwalentu może zostać zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu. Ryczałt jest zatem formą wypłaty, która wchodzi w miejsce jednego albo drugiego, a nie osobnym świadczeniem doliczanym obok.

Stąd bierze się najczęstszy błąd w rozliczeniach: naliczanie pracownikowi ryczałtu i jednocześnie zwracanie mu faktycznych kosztów energii. Z punktu widzenia przepisu to podwójne rozliczenie tego samego tytułu. Jeśli firma chce dawać coś ponad ryczałt, powinna to nazwać po imieniu, bo dodatkowe świadczenie nieobjęte art. 67(24) nie korzysta już z wyłączenia podatkowego z art. 67(25).

Warto też zauważyć, że przy ekwiwalencie ustawa mówi o wysokości ustalonej z pracodawcą, a przy ryczałcie o wysokości odpowiadającej przewidywanym kosztom. Brzmi to jak większa swoboda przy ekwiwalencie, ale par. 5 nakazuje stosować tę samą metodę wyliczenia do obu. Ustalenie z pracodawcą nie oznacza więc, że można się umówić na kwotę symboliczną.

To pytanie wraca w podpowiedziach wyszukiwarki w kilkunastu wariantach i ma jedną, krótką odpowiedź. Art. 67(25) Kodeksu pracy stanowi, że zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej oraz wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Skoro nie ma przychodu w rozumieniu ustawy o PIT, nie ma zaliczki na podatek. Nie ma też podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, ponieważ ta podstawa odwołuje się właśnie do pojęcia przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ryczałt trafia więc do pracownika w pełnej kwocie, a w rozliczeniu rocznym nie pojawia się jako element dochodu.

Po stronie pracodawcy sytuacja jest lustrzana: wypłata ryczałtu jest wydatkiem ponoszonym w wykonaniu obowiązku ustawowego związanego z prowadzoną działalnością, więc na zasadach ogólnych stanowi koszt uzyskania przychodu. Nie ma tu żadnego szczególnego wyłączenia, które by to blokowało.

Jest jednak granica, o której warto pamiętać. Wyłączenie z art. 67(25) obejmuje świadczenia wymienione w tym przepisie, czyli te wynikające z art. 67(24). Jeśli firma pod nazwą ryczałtu za pracę zdalną wypłaca w istocie dodatek do wynagrodzenia, oderwany od jakiejkolwiek kalkulacji kosztów, sama nazwa nie przeniesie tej wypłaty poza pojęcie przychodu. Dlatego udokumentowana metoda wyliczenia jest nie tylko wymogiem kadrowym, ale i zabezpieczeniem podatkowym.

Art. 67(33) par. 1 pozwala wykonywać pracę zdalną okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Ten tryb rządzi się własnymi zasadami i to właśnie w nim najczęściej dochodzi do nieporozumień co do pieniędzy.

Par. 2 tego artykułu stanowi bowiem, że do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się przepisów art. 67(19) do 67(24) oraz art. 67(31) par. 3. Wyłączenie obejmuje więc cały art. 67(24), a razem z nim obowiązek pokrycia kosztów, ekwiwalent i ryczałt. Za dzień okazjonalnej pracy zdalnej pracownikowi nie należy się z mocy ustawy żadne z tych świadczeń.

To nie znaczy, że pracodawca nie może ich wypłacić dobrowolnie. Znaczy natomiast, że taka dobrowolna wypłata nie korzysta z wyłączenia z art. 67(25), bo to wyłączenie odsyła do świadczeń z art. 67(24), których w tym trybie nie ma. Firmy, które chcą traktować wszystkich jednakowo, zwykle rozwiązują to inaczej: obejmują pracowników zwykłą pracą zdalną w niewielkim wymiarze zamiast trybem okazjonalnym.

Limit 24 dni liczy się w roku kalendarzowym i przypisany jest do pracownika, a nie do umowy. Nie przechodzi na kolejny rok i nie ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu przy zatrudnieniu w trakcie roku, bo przepis nie przewiduje takiego mechanizmu. Kontrola w tym trybie odbywa się na zasadach ustalonych indywidualnie z pracownikiem (par. 3), a nie na zasadach z regulaminu.

Art. 67(28) par. 1 daje pracodawcy prawo do trzech rodzajów kontroli: kontroli wykonywania pracy zdalnej, kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontroli przestrzegania wymogów bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Wszystkie trzy odbywają się na zasadach określonych wcześniej w porozumieniu, regulaminie, poleceniu albo indywidualnym porozumieniu z pracownikiem.

Przepis stawia dwa twarde warunki miejsca i czasu. Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika. Wizyta bez uzgodnienia albo poza godzinami pracy wychodzi poza upoważnienie z tego artykułu.

Par. 2 dokłada granicę merytoryczną: sposób kontroli dostosowuje się do miejsca i rodzaju pracy zdalnej, a czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności pracownika i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem. W praktyce oznacza to, że kontrola stanowiska pracy nie zamienia się w oględziny mieszkania.

Skutki stwierdzonych uchybień reguluje par. 3. Pracodawca zobowiązuje pracownika do ich usunięcia w wyznaczonym terminie albo cofa zgodę na pracę zdalną. W tym drugim przypadku pracownik wraca do dotychczasowego miejsca pracy w terminie określonym przez pracodawcę. Warto zestawić te reguły z zasadami zdalnego nadzoru nad pracownikiem, bo monitoring w pracy opiera się na zupełnie innej podstawie prawnej i ma własną, zamkniętą listę dopuszczalnych celów.

Odpowiedź jest bardziej złożona niż tak albo nie i właśnie dlatego to pytanie tak często wraca. Art. 67(20) par. 1 przewiduje, że zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu z zakładową organizacją związkową. Regulamin pojawia się dopiero jako rozwiązanie zastępcze: gdy w ciągu 30 dni od przedstawienia projektu nie dojdzie do porozumienia (par. 3) albo gdy u pracodawcy nie działają związki zawodowe (par. 4, wtedy po konsultacji z przedstawicielami pracowników).

Kluczowy jest jednak par. 5. Stanowi on, że praca zdalna jest dopuszczalna także wtedy, gdy nie zawarto porozumienia i nie wydano regulaminu. W takim przypadku zasady określa się w poleceniu pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym bezpośrednio z pracownikiem, a par. 7 nakazuje stosować do nich odpowiednio punkty 2 do 8 z listy obowiązkowych zagadnień.

Wniosek praktyczny: dokument zbiorowy nie jest warunkiem legalności pracy zdalnej, ale uregulowanie tych samych kwestii gdzieś już jest. Firma bez regulaminu musi je zapisać indywidualnie, dla każdego pracownika osobno, co przy większej skali jest po prostu droższe w utrzymaniu niż jeden dokument.

Jeżeli firma ma już regulamin pracy, praca zdalna nie musi wchodzić do niego jako kolejny rozdział, bo art. 67(20) przewiduje dla niej odrębny tryb. Warto jednak sprawdzić spójność obu dokumentów, zwłaszcza w części o potwierdzaniu obecności i o czasie pracy. Szerzej o samej procedurze zmiany dokumentów zbiorowych piszemy przy okazji tematu regulaminu pracy.

Art. 67(19) par. 6 tworzy grupę pracowników uprzywilejowanych, których wniosek o pracę zdalną pracodawca jest obowiązany uwzględnić. Należą do niej pracownica w ciąży, pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia oraz pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności. Przepis obejmuje też pracowników, o których mowa w art. 142(1) par. 1 pkt 2 i 3.

Jedyną dopuszczalną podstawą odmowy jest brak możliwości ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy trzeba poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku. Par. 7 przedłuża to uprawnienie dla pracowników z art. 142(1) par. 1 pkt 2 i 3 również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia.

Tu przebiega granica, która odróżnia pracę zdalną od monitoringu i od kontroli trzeźwości. Przy tamtych instytucjach w art. 281 par. 1 Kodeksu pracy nie ma odpowiadającego im wykroczenia. Przy pracy zdalnej jest: pkt 5c wymienia naruszenie przepisów dotyczących uwzględnienia wniosków, o których mowa w art. 142(1) i art. 67(19) par. 6 i 7. Zignorowanie takiego wniosku albo przekroczenie siedmiodniowego terminu jest więc wykroczeniem zagrożonym grzywną.

Warto znać aktualną wysokość tej grzywny, bo zmieniła się niedawno. Od 8 lipca 2026 roku kara z art. 281 par. 1 wynosi od 2000 zł do 60 000 zł, a nie od 1000 zł do 30 000 zł, jak wciąż podaje wiele poradników kadrowych. Podwyżkę wprowadziła ustawa z 11 marca 2026 roku (Dz.U. 2026 poz. 473). Więcej o przebiegu samej kontroli piszemy na stronie o kontroli PIP.

Osobno warto odnotować art. 67(23). Odmowa zgody na zmianę warunków pracy, wystąpienie z wnioskiem o pracę zdalną przez pracownika uprzywilejowanego oraz zaprzestanie pracy zdalnej w trybie art. 67(22) nie mogą stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie umowy o pracę.

Praca zdalna generuje własny komplet dokumentów, a większość z nich ma trafić do części B akt osobowych, czyli tej dotyczącej przebiegu zatrudnienia. W praktyce chodzi o wniosek pracownika albo uzgodnienie o wykonywaniu pracy zdalnej, informację dodatkową z art. 67(21), oświadczenie o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego i informacją o bezpiecznej pracy zdalnej (art. 67(31) par. 6), oświadczenie o zapewnieniu bezpiecznych i higienicznych warunków w miejscu pracy zdalnej (par. 7) oraz potwierdzenie zapoznania się z procedurami ochrony danych osobowych (art. 67(26) par. 2).

Art. 67(32) upraszcza formalności: przy pracy zdalnej wnioski pracownika, dla których przepisy wymagają formy pisemnej, mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej. Nie trzeba więc drukować i podpisywać ręcznie każdego wniosku, jeśli firma korzysta z obiegu elektronicznego.

Przy pracy zdalnej wykonywanej od początku zatrudnienia informacja z art. 29 par. 3 obejmuje dodatkowo dwie rzeczy: określenie jednostki organizacyjnej, w której strukturze znajduje się stanowisko pracownika zdalnego, oraz wskazanie osoby lub organu odpowiedzialnych za współpracę z nim i upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu pracy zdalnej (art. 67(21) par. 1). Przy pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia te informacje przekazuje się najpóźniej w dniu jej rozpoczęcia (par. 2).

Kompletność tej teczki weryfikuje się zwykle dopiero podczas kontroli, dlatego warto zestawić ją z ogólnymi zasadami prowadzenia akt osobowych pracownika, w tym z wymogiem chronologii i numeracji w każdej części osobno.

Art. 67(22) par. 1 pozwala każdej ze stron wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków, jeśli praca zdalna została uzgodniona w trakcie zatrudnienia. Strony ustalają termin powrotu, nie dłuższy niż 30 dni od otrzymania wniosku, a w razie braku porozumienia powrót następuje w dniu następującym po upływie tych 30 dni.

Uprawnienie to nie jest jednak symetryczne. Par. 2 zakazuje pracodawcy występowania z takim wnioskiem wobec pracowników uprzywilejowanych z art. 67(19) par. 6 i 7, chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie jest możliwe ze względu na organizację pracy lub jej rodzaj. Pracownik z tej grupy może wnioskować o powrót, pracodawca co do zasady nie.

Ostatni przepis rozdziału ma szerszy zasięg, niż się zwykle zakłada. Art. 67(34) stanowi, że przepisy o pracy zdalnej stosuje się także do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę. To klauzula rozszerzająca podobna do tej, którą Kodeks przewidział przy kontroli trzeźwości. Trzeba jednak czytać ją dokładnie: mówi o stosunkach pracy nawiązanych na innej podstawie, czyli o powołaniu, wyborze, mianowaniu i spółdzielczej umowie o pracę, a nie o umowach cywilnoprawnych. Zleceniobiorca i osoba na kontrakcie B2B nie pozostają w stosunku pracy, więc ryczałt z art. 67(24) im nie przysługuje, a rozliczenie kosztów regulują wyłącznie postanowienia ich umowy.

Wreszcie art. 67(29) par. 1 i art. 67(30) domykają całość zasadą równego traktowania: pracownik zdalny nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania i dostępu do szkoleń, a pracodawca umożliwia mu przebywanie na terenie zakładu, kontakt z innymi pracownikami oraz korzystanie z pomieszczeń, urządzeń i działalności socjalnej na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.