Jawność wynagrodzeń: od kiedy obowiązuje ustawa, kogo dotyczy i jak podawać widełki płacowe w ogłoszeniach o pracę

Przepisy o jawności wynagrodzeń obowiązują w Polsce od 24 grudnia 2025 roku. Wprowadziła je ustawa z 4 czerwca 2025 r. o zmianie ustawy Kodeks pracy (Dz.U. 2025 poz. 807), opublikowana w Dzienniku Ustaw 23 czerwca 2025 r. Sześciomiesięczne vacatio legis przesunęło wejście w życie na koniec grudnia.

To ważne rozróżnienie, bo w rozmowach o jawności płac krążą trzy różne daty i każda znaczy co innego:

• 7 czerwca 2023: wejście w życie unijnej dyrektywy 2023/970 o przejrzystości wynagrodzeń. Dyrektywa sama w sobie nie obowiązuje obywateli, wymaga wdrożenia krajową ustawą.
• 24 grudnia 2025: data, od której polscy pracodawcy mają realne obowiązki. To pierwszy etap wdrożenia i dotyczy wyłącznie rekrutacji.
• 7 czerwca 2026: unijny termin na pełne wdrożenie dyrektywy. Termin minął, a druga ustawa wciąż jest projektem, więc pod koniec lipca 2026 pozostałe obowiązki nie obowiązują.

Jeśli więc ktoś mówi, że od czerwca 2026 firmy muszą wartościować stanowiska i publikować lukę płacową, opisuje stan docelowy, a nie obowiązujące prawo. W praktyce liczy się dziś tylko to, co weszło 24 grudnia 2025.

Obowiązujący dziś etap dotyczy każdego pracodawcy, który prowadzi rekrutację, bez względu na wielkość firmy. Nie ma progu zatrudnienia, nie ma wyłączenia dla mikrofirm i nie ma znaczenia, czy rekrutujesz przez portal ogłoszeniowy, agencję, czy wyłącznie z polecenia. Jeśli szukasz kogoś do pracy, informacja o wynagrodzeniu należy się kandydatowi.

Progi zatrudnienia pojawiają się dopiero w drugim etapie i dotyczą raportowania luki płacowej. Zgodnie z projektem UC127 w wersji z 29 kwietnia 2026 pierwsze raporty obejmą pracodawców zatrudniających co najmniej 100 osób, a najwięksi pracodawcy, od 250 pracowników, mają raportować co roku. Mniejsze firmy nadal będą jednak objęte obowiązkiem wartościowania stanowisk i udzielania informacji pracownikom, więc próg 100 osób nie zwalnia z reszty.

Osobna sprawa to zakres podmiotowy po stronie kandydata. Przepis mówi o osobie ubiegającej się o zatrudnienie, czyli o kandydacie na pracownika w rozumieniu Kodeksu pracy. Rekrutacja na kontrakt B2B albo na umowę zlecenia formalnie poza ten obowiązek wychodzi, choć coraz więcej firm stosuje ten sam standard do wszystkich procesów, żeby nie prowadzić dwóch polityk naraz.

Nie, nie muszą. To najczęstszy mit wokół nowych przepisów. Art. 18(3ca) § 2 Kodeksu pracy wskazuje trzy alternatywne momenty przekazania informacji o wynagrodzeniu i wystarczy dochować jednego z nich:

1. w ogłoszeniu o naborze na dane stanowisko,
2. przed rozmową kwalifikacyjną, jeżeli pracodawca nie ogłaszał naboru albo nie zamieścił informacji w ogłoszeniu,
3. przed nawiązaniem stosunku pracy, jeżeli informacja nie trafiła ani do ogłoszenia, ani przed rozmowę.

Ustawa stawia jednak dwa warunki, które w praktyce ograniczają swobodę. Po pierwsze informacja ma być przekazana z wyprzedzeniem umożliwiającym zapoznanie się z nią i świadome negocjacje, więc podanie kwoty w chwili podpisywania umowy przeczy celowi przepisu. Po drugie ma mieć postać papierową lub elektroniczną, co wyklucza samo powiedzenie kwoty na spotkaniu.

Dlatego mimo braku formalnego przymusu wiele firm i tak wpisuje widełki wprost do ogłoszenia. Powód jest praktyczny, nie prawny: to jedyny wariant, w którym nie trzeba pilnować terminów przy każdym kandydacie z osobna i udowadniać potem, że informacja poszła na czas. Przy okazji ogłoszenie z widełkami wyraźnie podnosi liczbę zgłoszeń od kandydatów, którzy mieszczą się w budżecie.

Kandydaci szybko wyłapują rozjazd między deklarowanym przedziałem a rzeczywistością. Jeśli chcesz sprawdzić, czy firma płaci to, co obiecuje w ogłoszeniach, zajrzyj do opinii o pracodawcy zebranych od osób, które już tam pracowały.

Od 24 grudnia 2025 art. 22(1) § 1 pkt 6 Kodeksu pracy zakazuje pracodawcy żądania od kandydata informacji o wynagrodzeniu w obecnym oraz w poprzednich stosunkach pracy. Zakaz obejmuje zarówno pytanie zadane wprost na rozmowie, jak i rubrykę w formularzu aplikacyjnym czy pytanie w systemie rekrutacyjnym.

W praktyce oznacza to koniec z popularną techniką kotwiczenia oferty na dotychczasowej pensji kandydata. Ustalenie wynagrodzenia ma się opierać na wartości stanowiska, a nie na tym, ile ktoś miał szczęścia lub pecha zarabiać wcześniej. To zresztą jeden z głównych mechanizmów, przez które luka płacowa utrwalała się przez całą karierę: osoba, która raz weszła na rynek z niższą stawką, przenosiła ją ze sobą do kolejnych firm.

Kandydat może oczywiście z własnej inicjatywy powiedzieć, ile zarabia, i to jest w porządku. Zakaz dotyczy żądania takiej informacji przez pracodawcę, nie dobrowolnego ujawnienia przez kandydata. Warto natomiast wiedzieć, że nie ma się obowiązku odpowiadać, a odmowa nie może być podstawą negatywnej oceny w rekrutacji.

Dobrze przygotowane firmy przy tej okazji przejrzały całe szablony rekrutacyjne, nie tylko skrypt rozmowy. Pytanie o dotychczasowe zarobki potrafi siedzieć w formularzu aplikacyjnym, w ankiecie przedrekrutacyjnej i w notatce dla hiring managera naraz, więc poprawienie samego ogłoszenia zwykle nie wystarcza.

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 wymagała pełnego wdrożenia do 7 czerwca 2026 roku. Polska podzieliła wdrożenie na dwie części: rekrutacyjną, gotową od grudnia 2025, i tę dotyczącą trwającego zatrudnienia, która nadal jest projektem.

Drugi etap to projekt ustawy oznaczony jako UC127, o wzmocnieniu stosowania zasady równego wynagradzania kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Pierwsza wersja trafiła na stronę Rządowego Centrum Legislacji 16 grudnia 2025 r., kolejna nosi datę 29 kwietnia 2026 r., a na początku maja 2026 projekt wrócił do ponownych uzgodnień, opiniowania i konsultacji publicznych. Pod koniec lipca 2026 ustawa nie została uchwalona.

Projekt zakłada cztery zmiany, które realnie dotkną codziennej pracy działów kadr:

• Obowiązkowe wartościowanie stanowisk według obiektywnych, neutralnych płciowo kryteriów, żeby dało się w ogóle porównać pracę o takiej samej wartości.
• Prawo pracownika do informacji o własnym wynagrodzeniu i o średnich poziomach wynagrodzeń w jego kategorii stanowisk, w podziale na płeć.
• Raportowanie luki płacowej: pracodawcy od 100 pracowników co trzy lata, od 250 pracowników co roku.
• Zakaz klauzul poufności wynagrodzenia oraz odwrócony ciężar dowodu w sporach o równe wynagrodzenie, czyli to pracodawca będzie musiał wykazać, że różnica ma obiektywne uzasadnienie.

Projekt przewiduje też kary pieniężne za naruszenia, ale ich wysokość zmieniała się między kolejnymi wersjami i w publikacjach branżowych podawano różne widełki. Dopóki ustawa nie zostanie uchwalona i ogłoszona, każda konkretna kwota kary jest prognozą, a nie stanem prawnym.

Nowelizacja z 2025 roku nie wprowadziła osobnej, wysokiej kary administracyjnej za samo niepodanie kandydatowi informacji o wynagrodzeniu. Realne ryzyko dla pracodawcy ma dziś trzy inne postacie i wszystkie bywają kosztowniejsze niż mandat.

Pierwsza to roszczenia z tytułu nierównego traktowania. Jeżeli kandydat lub pracownik wykaże, że warunki płacowe różnicowano według kryterium zabronionego, sprawa idzie do sądu pracy jako sprawa dyskryminacyjna, a nie jako drobne uchybienie formalne. Druga to kontrola Państwowej Inspekcji Pracy, która sprawdza dokumentację rekrutacyjną i przestrzeganie przepisów o danych kandydatów. Trzecia, najbardziej niedoceniana, to koszt reputacyjny.

Ta trzecia działa natychmiast i bez żadnego postępowania. Kandydat, który przeszedł trzy etapy rekrutacji i dopiero na końcu usłyszał kwotę o jedną trzecią niższą niż się spodziewał, opisuje to publicznie. Ogłoszenia bez widełek albo z widełkami oderwanymi od rzeczywistości są jednym z najczęstszych zarzutów w opiniach o firmach, obok atmosfery i rozliczania nadgodzin. Jeśli zarządzasz marką pracodawcy, warto na bieżąco czytać, co pracownicy piszą o wynagrodzeniach w twojej firmie, i odpowiadać na te opinie z profilu pracodawcy.

Najbardziej widoczny skutek nowych przepisów nie jest prawny, tylko informacyjny. Kiedy widełki zaczynają pojawiać się w ogłoszeniach, kandydaci przestają zgadywać, a zaczynają porównywać. Firma, która płaci poniżej rynku, przestaje o tym decydować sama: jej pozycja robi się widoczna obok konkurentów z tej samej branży i miasta.

To zmienia też charakter opinii o pracodawcach. Wcześniej większość wpisów o wynagrodzeniach kończyła się na ocenie ogólnej w stylu „płacą mało”. Dzisiaj coraz częściej pojawia się porównanie konkretne: ogłoszenie mówiło jedno, umowa druga, a podwyżka po okresie próbnym nie nadeszła. Taka opinia jest znacznie trudniejsza do zbycia milczeniem, bo odnosi się do publicznie zadeklarowanej liczby.

Dla osoby zmieniającej pracę wniosek jest prosty: widełki z ogłoszenia to punkt wyjścia, a nie potwierdzenie. Zanim podpiszesz umowę, sprawdź, czy realne wynagrodzenia w firmie odpowiadają temu, co pisze w ofercie, i przy okazji przeczytaj, jak sprawdzić pracodawcę przed podpisaniem umowy. Warto też wiedzieć, na jakiej podstawie możesz w ogóle rozmawiać o zarobkach z kolegami z zespołu, bo klauzula poufności wynagrodzenia w umowie o pracę ma znacznie mniejszą moc, niż się powszechnie sądzi.

Dla pracodawcy wniosek jest równie prosty, choć trudniejszy w realizacji. Jawność premiuje firmy, które mają uporządkowaną siatkę płac i potrafią wyjaśnić różnice między osobami na tych samych stanowiskach. Karze te, które przez lata ustalały wynagrodzenia ad hoc, na podstawie siły negocjacyjnej pojedynczych osób. Drugi etap wdrożenia dyrektywy tylko to pogłębi, bo doda do tego obowiązek policzenia i pokazania luki.