Ewidencja czasu pracy na umowie zlecenie: obowiązki zleceniodawcy i kary

Krótka odpowiedź: na umowie zlecenie nie prowadzi się ewidencji czasu pracy w rozumieniu Kodeksu pracy. Obowiązek wynika z art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę i polega na tym, że strony określają w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. Jeżeli umowa o tym milczy, to zleceniobiorca sam składa informację o liczbie godzin przed terminem wypłaty. Dokumenty przechowuje się przez 3 lata od dnia wymagalności wynagrodzenia.

Ta różnica brzmi jak spór o nazwę, a rozstrzyga o tym, kto w razie sporu ma dowód. Poniżej rozliczamy obowiązek punkt po punkcie, razem z wyłączeniem, o którym najczęściej się zapomina, i z sankcją, która po 8 lipca 2026 roku wygląda inaczej, niż wielu zleceniodawców zakłada.

To nie jest ewidencja czasu pracy, tylko sposób potwierdzania liczby godzin

Art. 149 Kodeksu pracy mówi o pracowniku. Zleceniobiorca pracownikiem nie jest, więc kadrowa karta ewidencji czasu pracy z dziewięcioma pozycjami go nie dotyczy. Pełny zakres tego kadrowego obowiązku opisujemy osobno na stronie o ewidencji czasu pracy.

Na zleceniu obowiązuje przepis wprowadzony razem z minimalną stawką godzinową. Art. 8b ust. 1 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę stanowi, że w przypadku umów, o których mowa w art. 734 i art. 750 Kodeksu cywilnego, czyli zlecenia i umowy o świadczenie usług, strony określają w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.

Trzy rzeczy w tym zdaniu warto przeczytać dosłownie. Po pierwsze, przepis mówi o sposobie potwierdzania, a nie o dokumencie: firma nie musi prowadzić kartoteki, musi ustalić i stosować metodę. Po drugie, ustalają to strony, w umowie, a nie pracodawca jednostronnie w regulaminie. Po trzecie, przedmiotem potwierdzenia jest wyłącznie liczba godzin. Nie ma tu nadgodzin, pory nocnej, dyżurów ani tytułów dni wolnych, bo te instytucje należą do prawa pracy.

Sposób może być dowolny, byle był realny i dawał się odtworzyć. W praktyce sprawdzają się cztery warianty: miesięczne zestawienie godzin składane przez zleceniobiorcę, akceptacja godzin w systemie projektowym, raport z aplikacji do rejestracji czasu albo oświadczenie dołączane do rachunku. Sam wybór metody nie jest oceniany, oceniana jest jej konsekwentność.

Milcząca umowa nie zwalnia z obowiązku, tylko odwraca jego kierunek

To najważniejszy fragment całego przepisu i jednocześnie najczęściej pomijany. Art. 8b ust. 2 stanowi, że w przypadku gdy strony w umowie nie określą sposobu potwierdzania liczby godzin, przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia.

Obowiązek nie znika. Zmienia się to, kto trzyma pióro. Przy milczącej umowie liczbę godzin deklaruje zleceniobiorca, a firma dostaje jego oświadczenie tuż przed wypłatą i nie ma własnego, wcześniej ustalonego dokumentu, którym mogłaby je zweryfikować. Przy stawce 31,40 zł za godzinę obowiązującej w 2026 roku różnica dwudziestu godzin w miesiącu to ponad 600 zł, o które trudno się spierać, gdy jedyny zapis pochodzi od drugiej strony.

Jest jeszcze wariant trzeci, dla umów zawieranych nieformalnie. Zgodnie z art. 8b ust. 3, jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, przedsiębiorca przed rozpoczęciem wykonania zlecenia potwierdza zleceniobiorcy w jednej z tych form ustalenia co do sposobu potwierdzania liczby godzin. Brak takiego potwierdzenia oznacza powrót do reguły z ust. 2.

Warto zauważyć, że ustawodawca dopuszcza tu wprost formę elektroniczną i dokumentową, w odróżnieniu od tych instytucji prawa pracy, gdzie forma pisemna zastrzeżona jest pod rygorem nieważności. Ustalenie sposobu liczenia godzin można więc domknąć zdalnie, a wygodnie jest to zrobić przy okazji samego kontraktu, podpisując umowę online podpisem elektronicznym, zamiast dosyłać aneks papierowo po rozpoczęciu współpracy.

Kiedy obowiązek nie występuje: wąskie wyłączenie z art. 8d

Wyłączenie istnieje, ale jest węższe, niż się powszechnie sądzi. Art. 8d ust. 1 pkt 1 wyłącza stosowanie art. 8a do 8c wobec umów zlecenia i umów o świadczenie usług, jeżeli spełnione są łącznie dwa warunki: o miejscu i czasie wykonania zlecenia decyduje przyjmujący zlecenie oraz przysługuje mu wyłącznie wynagrodzenie prowizyjne.

Oba warunki muszą wystąpić razem. Sama swoboda co do miejsca i czasu nie wystarczy, jeżeli zleceniobiorca dostaje choćby część wynagrodzenia w stawce godzinowej albo ryczałtowej. Nie wystarczy też sama prowizja, jeżeli firma wyznacza grafik albo miejsce świadczenia usług.

Ustawa definiuje przy tym, czym jest wynagrodzenie prowizyjne, i robi to konkretnie. Zgodnie z art. 8d ust. 3 jest to wynagrodzenie uzależnione od wyników uzyskanych przez zleceniobiorcę albo od wyników działalności zleceniodawcy, takich jak liczba zawartych umów, wartość zawartych umów, sprzedaż, obrót, pozyskane zlecenia, wykonane usługi lub uzyskane należności. Premia uznaniowa przyznawana za ogólną jakość współpracy do tej definicji nie należy.

Odrębny przypadek reguluje art. 8b ust. 4. Przy skierowaniu do pracy na podstawie przepisów o zatrudnianiu pracowników tymczasowych to pracodawca użytkownik, na rzecz którego wykonywane jest zlecenie, prowadzi ewidencję liczby godzin. To jedyne miejsce, w którym ustawa faktycznie posługuje się słowem ewidencja w kontekście zlecenia. Z kolei art. 8b ust. 5 przesądza, że gdy kilka osób przyjmuje zlecenie wspólnie, potwierdzanie godzin następuje odrębnie wobec każdej z nich.

Przechowywanie: 3 lata, a nie 10 ani 50

Tu najczęściej przenosi się na zlecenie zasady z dokumentacji pracowniczej, i jest to błąd kosztowny w drugą stronę: firmy trzymają papiery znacznie dłużej, niż muszą, albo kasują je zdecydowanie za wcześnie.

Art. 8c stanowi, że przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna przechowuje dokumenty określające sposób potwierdzania liczby godzin oraz dokumenty potwierdzające liczbę godzin przez okres 3 lat od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne.

Dwa niuanse decydują o poprawnym ustawieniu retencji. Przechowuje się dwa rodzaje dokumentów, nie jeden: samo ustalenie metody, czyli zwykle fragment umowy albo osobne potwierdzenie z ust. 3, oraz comiesięczne potwierdzenia godzin. Termin biegnie osobno dla każdej wypłaty, od dnia jej wymagalności, a nie od zakończenia całej współpracy. Przy dwuletnim zleceniu oznacza to, że najstarsze potwierdzenia można usunąć jeszcze w trakcie trwania umowy.

Dla porównania, ewidencja czasu pracy pracownika zatrudnionego po 1 stycznia 2019 roku jest przechowywana przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał, a przy starszych stosunkach pracy okres sięga 50 lat. Te same reguły obejmują akta osobowe pracownika.

Sankcja wygląda inaczej, niż zakłada większość zleceniodawców

Od 8 lipca 2026 roku grzywny za wykroczenia przeciwko prawom pracownika z art. 281 Kodeksu pracy wzrosły do przedziału od 2000 zł do 60 000 zł. Podwyżka objęła jednak Kodeks pracy, a nie ustawę o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Kara z art. 8e tej ustawy nadal wynosi od 1000 zł do 30 000 zł.

Ważniejszy jest zakres tego przepisu. Art. 8e karze tego, kto wypłaca zleceniobiorcy wynagrodzenie za każdą godzinę w wysokości niższej niż obowiązująca minimalna stawka godzinowa. Karze więc za zapłatę poniżej stawki, a nie za brak potwierdzeń liczby godzin. Sam brak dokumentacji godzinowej nie jest w tej ustawie odrębnym wykroczeniem, a orzekanie w sprawach z art. 8e następuje w trybie Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.

Z tego wynika realne ryzyko, i nie jest nim mandat. Brak potwierdzeń oznacza brak dowodu. W sporze o wysokość wynagrodzenia firma, która nie ustaliła sposobu liczenia godzin i nie zbierała potwierdzeń, staje naprzeciw oświadczenia zleceniobiorcy, któremu nie ma czego przeciwstawić. Inspektor pracy, badając, czy wypłacono stawkę minimalną, opiera się wtedy na tym, co ma, czyli na wersji drugiej strony.

Czego nie robić: kadrowa karta ewidencji na zleceniu i na B2B

Odruch, żeby dla porządku objąć zleceniobiorców tym samym drukiem co pracowników, jest zrozumiały i szkodliwy. Karta z godzinami rozpoczęcia i zakończenia, grafikiem podpisywanym przez przełożonego, rubryką nadgodzin i tytułami dni wolnych to dokument prawa pracy. Zastosowany wobec zleceniobiorcy albo kontraktora dowodzi podporządkowania w zakresie miejsca, czasu i sposobu wykonywania pracy, czyli dokładnie tych cech, które przesądzają o istnieniu stosunku pracy.

Znaczenie tej okoliczności wzrosło po nowelizacji z 8 lipca 2026 roku, która dała inspektorowi możliwość wydania decyzji stwierdzającej istnienie stosunku pracy. Szczegółowo opisujemy to w tekście o umowie B2B a kontroli PIP, a przebieg samej wizyty na stronie o kontroli PIP.

Zdrowa praktyka jest odwrotna. Zestawienie na zleceniu powinno zawierać liczbę godzin w rozbiciu na dni albo na zadania, okres rozliczeniowy, dane stron i podpis lub akceptację elektroniczną zleceniobiorcy. Nie powinno zawierać nadgodzin, pory nocnej, dyżurów, urlopów ani zwolnień lekarskich, bo to instytucje, które zleceniobiorcy nie przysługują, a ich obecność w dokumencie sugeruje coś przeciwnego.

Jak ustawić to poprawnie w pięciu krokach

Po pierwsze, wpisz sposób potwierdzania liczby godzin wprost do każdej umowy zlecenia i umowy o świadczenie usług. Jedno zdanie wskazujące formę, termin i osobę akceptującą zamyka obowiązek z art. 8b ust. 1 i wyłącza ryzyko z ust. 2.

Po drugie, sprawdź, czy któraś z umów naprawdę mieści się w wyłączeniu z art. 8d. Weryfikuj oba warunki łącznie i porównaj konstrukcję wynagrodzenia z ustawową definicją prowizji, zamiast opierać się na nazwie składnika w umowie.

Po trzecie, dla umów zawartych ustnie wyślij potwierdzenie ustaleń przed rozpoczęciem współpracy, w formie pisemnej, elektronicznej albo dokumentowej. Po rozpoczęciu jest już za późno i wraca reguła domyślna.

Po czwarte, ustaw retencję na 3 lata liczone od wymagalności każdej wypłaty i obejmij nią oba rodzaje dokumentów, nie tylko comiesięczne zestawienia.

Po piąte, porównaj liczbę potwierdzonych godzin z kwotą na rachunku i ze stawką 31,40 zł. To jedyna kontrola, która realnie zabezpiecza przed jedynym wykroczeniem opisanym w tej ustawie. Zasady rozliczania czasu pracy warto przy okazji uporządkować także po stronie etatowej, w regulaminie pracy, żeby oba reżimy nie zaczęły się mieszać w codziennej praktyce.

Najczęstsze pytania

Czy ewidencja czasu pracy zleceniobiorcy jest obowiązkowa? Obowiązkowe jest ustalenie w umowie sposobu potwierdzania liczby godzin, a nie prowadzenie kadrowej ewidencji czasu pracy. Jeżeli umowa milczy, obowiązek przechodzi na zleceniobiorcę, który przed terminem wypłaty składa informację o liczbie godzin w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej.

Kto podpisuje zestawienie godzin na zleceniu? Przepis nie wymaga podpisu żadnej ze stron. Wymaga jedynie formy pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej dla informacji składanej przez zleceniobiorcę w trybie art. 8b ust. 2. Akceptacja w systemie albo wiadomość e-mail spełniają wymóg formy dokumentowej.

Czy zleceniobiorcy przysługują nadgodziny? Nie. Przepisy o godzinach nadliczbowych należą do Kodeksu pracy i nie mają zastosowania do umowy zlecenia. Znaczenie ma wyłącznie łączna liczba godzin i to, czy wynagrodzenie za każdą z nich osiąga minimalną stawkę godzinową, w 2026 roku 31,40 zł.

Czy trzeba potwierdzać godziny przy umowie o dzieło? Nie. Art. 8b dotyczy wyłącznie umów z art. 734 i art. 750 Kodeksu cywilnego, czyli zlecenia i umowy o świadczenie usług. Umowa o dzieło jest umową rezultatu z art. 627 i nie podlega ani minimalnej stawce godzinowej, ani obowiązkowi potwierdzania godzin.