Jak sprawdzić firmę po NIP: KRS, CEIDG, biała lista VAT, długi i opinie pracowników

Polska firma istnieje formalnie wtedy, gdy ma wpis w jednym z dwóch rejestrów: Krajowym Rejestrze Sądowym albo Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. KRS obejmuje spółki prawa handlowego, fundacje i stowarzyszenia, CEIDG obejmuje jednoosobowe działalności gospodarcze oraz wspólników spółek cywilnych. Obie wyszukiwarki są bezpłatne i nie wymagają zakładania konta.

Jest jednak trzeci przypadek, który regularnie myli sprawdzających. Spółka cywilna nie jest przedsiębiorcą w rozumieniu rejestrów: przedsiębiorcami są jej wspólnicy, każdy z osobnym wpisem w CEIDG. Sama spółka ma za to własny numer NIP i REGON. Jeżeli więc wpisujesz NIP z faktury i nie znajdujesz nic ani w KRS, ani w CEIDG, sprawdź wyszukiwarkę REGON prowadzoną przez Główny Urząd Statystyczny. Ona obejmuje wszystkie podmioty gospodarki narodowej, także te spoza dwóch pozostałych rejestrów.

Dopiero brak wyniku we wszystkich trzech miejscach jest realną przesłanką, że podmiot o podanym numerze nie jest w Polsce zarejestrowany. W praktyce zdarza się to rzadziej niż zwykła literówka w numerze, więc zanim wyciągniesz wnioski, przepisz NIP jeszcze raz.

Legalność działania to trzy odrębne warunki i warto je rozdzielić, bo firma może spełniać jeden, a nie spełniać drugiego. Po pierwsze, aktywny wpis rejestrowy. Po drugie, właściwy status podatkowy, czyli obecność na białej liście podatników VAT, jeżeli transakcja jest opodatkowana VAT. Po trzecie, wymagane koncesje, zezwolenia i wpisy do rejestrów branżowych, jeśli branża ich wymaga.

Ten trzeci warunek bywa pomijany, a jest najbardziej wymierny. Przewoźnik potrzebuje licencji transportowej, którą sprawdzisz w Krajowym Rejestrze Elektronicznym Przedsiębiorców Transportu Drogowego. Firma gospodarująca odpadami musi mieć numer BDO w rejestrze prowadzonym przez marszałków województw. Agencja zatrudnienia musi mieć wpis do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia, a biuro rachunkowe obowiązkowe ubezpieczenie OC. Brak wymaganego wpisu nie zawsze unieważnia umowę, ale zawsze oznacza, że po drugiej stronie stoi ktoś, kto zignorował podstawowy obowiązek swojej branży.

Osobno sprawdź, czy wobec osoby prowadzącej firmę nie orzeczono zakazu prowadzenia działalności gospodarczej. Takie orzeczenia trafiają do Krajowego Rejestru Zadłużonych i są jawne.

Status VAT sprawdzisz w wykazie podatników VAT, czyli na białej liście, prowadzonym przez Ministerstwo Finansów na podatki.gov.pl. Wyszukujesz po numerze NIP, REGON, nazwie albo numerze rachunku bankowego. Wykaz pokaże jeden z czterech statusów: czynny podatnik VAT, podatnik zwolniony, podmiot wykreślony z rejestru albo przywrócony do rejestru.

Wykaz ma dwie cechy, które odróżniają go od pozostałych rejestrów i o których warto wiedzieć. Pierwsza: pozwala sprawdzić stan na wybrany dzień, przypadający nie wcześniej niż w okresie pięciu lat poprzedzających rok sprawdzenia. To znaczy, że możesz udowodnić, jak dane wyglądały w dniu, w którym płaciłeś, a nie dopiero dziś. Druga: każde wyszukanie generuje identyfikator wyszukiwania. To on jest dowodem, że sprawdzenie miało miejsce, więc warto go zapisywać razem z fakturą.

Uwaga na częste nieporozumienie. Status podatnik zwolniony nie oznacza, że coś jest nie tak. Wielu drobnych przedsiębiorców korzysta ze zwolnienia podmiotowego i to jest w pełni legalne. Alarmujący jest natomiast status wykreślony, zwłaszcza wtedy, gdy kontrahent wystawia fakturę z naliczonym VAT.

Próg 15 000 zł wynika z przepisów o obowiązku dokonywania płatności przez rachunek płatniczy między przedsiębiorcami. Powyżej tej kwoty zapłata na rachunek, którego nie ma w wykazie podatników VAT w dniu zlecenia przelewu, wywołuje dwie konsekwencje.

Pierwsza dotyczy podatku dochodowego: takiego wydatku nie zaliczysz do kosztów uzyskania przychodu w części przypadającej na płatność wykonaną z pominięciem wykazu. Druga dotyczy VAT: odpowiadasz solidarnie całym majątkiem za zaległości podatkowe kontrahenta w części VAT przypadającej na tę transakcję. Obie sankcje działają niezależnie od tego, czy kontrahent faktycznie oszukał, czy po prostu nie zgłosił nowego rachunku do urzędu.

Od obu można się uwolnić, składając zawiadomienie ZAW-NR do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla siebie, czyli dla podmiotu, który zapłacił, nie dla wystawcy faktury. Ustawowy termin liczy się od dnia zlecenia przelewu i jest krótki, więc zawiadomienie warto złożyć od razu po zorientowaniu się w błędzie, a nie po zamknięciu miesiąca. W jednym zawiadomieniu można wskazać kilka przelewów, o ile dotyczą tego samego wystawcy.

Praktyczny wniosek jest prosty: sprawdzenie rachunku na białej liście powinno być elementem procedury płatności, a nie czynnością wykonywaną wtedy, gdy coś wygląda podejrzanie. Jeżeli wystawca zmienia numer konta w trakcie współpracy, potraktuj to jako sygnał do ponownego sprawdzenia, bo podmiana numeru rachunku na fakturze to jeden z najczęstszych schematów oszustwa w polskim obrocie gospodarczym.

Od 1 grudnia 2021 r. informacje o postępowaniach upadłościowych i restrukturyzacyjnych trafiają do Krajowego Rejestru Zadłużonych, dostępnego pod adresem krz.ms.gov.pl. Rejestr jest jawny i bezpłatny, a wyszukiwanie prowadzisz po numerze NIP, PESEL albo nazwie. Znajdziesz tam ogłoszenie upadłości, otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego, dane syndyka albo nadzorcy, terminy zgłaszania wierzytelności, a także orzeczone zakazy prowadzenia działalności i umorzone z powodu bezskuteczności egzekucje.

Ten ostatni wpis, czyli bezskuteczna egzekucja, bywa niedoceniany. Oznacza, że komornik próbował ściągnąć dług i nie znalazł z czego, a więc firma miała już realny problem z płynnością, nawet jeśli formalnie nie ogłoszono jeszcze upadłości.

Postępowania sprzed grudnia 2021 r. znajdziesz w archiwalnych obwieszczeniach Monitora Sądowego i Gospodarczego. W KRS spółki, wobec której ogłoszono upadłość, pojawia się odpowiednia wzmianka w dziale 6, więc jeżeli i tak pobierasz odpis, przeczytaj ten dział uważnie.

Nie istnieje jeden rejestr wszystkich długów polskiej firmy i to jest najważniejsza rzecz, którą trzeba przyjąć do wiadomości przed rozpoczęciem sprawdzania. Zamiast tego mamy kilka źródeł, z których każde pokazuje inny wycinek.

• Rejestr Należności Publicznoprawnych w e-Urzędzie Skarbowym: zaległości wobec naczelników urzędów skarbowych i jednostek samorządu terytorialnego, ujawniane po przekroczeniu 5000 zł łącznie z odsetkami. Bezpłatny, ale trzeba się zalogować.
• Krajowy Rejestr Zadłużonych: upadłość, restrukturyzacja, bezskuteczna egzekucja. Bezpłatny i bez logowania.
• Biura informacji gospodarczej, czyli KRD, ERIF, BIG InfoMonitor i KBIG: niezapłacone faktury zgłoszone przez wierzycieli. Płatne. Kluczowe zastrzeżenie: biura nie wymieniają się danymi, więc brak wpisu w jednym z nich nie oznacza braku wpisu w pozostałych.
• Dział 4 odpisu z KRS: zaległości zgłoszone przez wierzycieli publicznych i informacje o umorzonych egzekucjach. Bezpłatny.
• Sprawozdanie finansowe w Repozytorium Dokumentów Finansowych na ekrs.ms.gov.pl: bilans i rachunek zysków i strat spółek wpisanych do KRS, za darmo. To jedyne źródło, które pokazuje sytuację, zanim przerodzi się ona we wpis do rejestru dłużników.

Osobnym, bardzo mocnym sygnałem jest brak złożonego sprawozdania. Spółki z KRS mają obowiązek składać sprawozdania finansowe co roku. Jeżeli w wykazie wzmianek brakuje wpisu za ostatni zamknięty rok obrotowy, to znaczy albo że spółka przestała funkcjonować, albo że nie ma komu prowadzić jej spraw. Jedno i drugie jest powodem do ostrożności.

Odpowiedź zależy od formy prawnej i jest mniej oczywista, niż się wydaje.

W jednoosobowej działalności właściciel to po prostu osoba widoczna w CEIDG i sprawa jest zamknięta w minutę. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością wspólnicy posiadający co najmniej 10 procent kapitału zakładowego są ujawniani w KRS, więc odpis pokaże Ci strukturę własności. W spółce akcyjnej akcjonariuszy w KRS nie ma w ogóle, poza jedynym akcjonariuszem w spółce jednoosobowej, bo obrót akcjami nie podlega ujawnieniu w rejestrze.

Dlatego przy spółkach akcyjnych i przy spółkach z rozbudowaną strukturą właścicielską sięga się po Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych. CRBR jest jawny i bezpłatny, a wyszukiwanie prowadzi się po numerze NIP. Rejestr pokazuje osoby fizyczne, które faktycznie kontrolują podmiot, niezależnie od tego, ile spółek pośredniczy w łańcuchu własności. Dla sprawdzającego kontrahenta jest to często najbardziej wartościowy dokument w całym zestawie, bo odpowiada na pytanie kto tu naprawdę decyduje.

Warto też odróżnić własność od reprezentacji. Członek zarządu nie musi być wspólnikiem, a wspólnik nie musi mieć prawa do podpisania umowy. Jeżeli sprawdzasz firmę przed podpisaniem czegokolwiek, interesuje Cię przede wszystkim dział 2 odpisu z KRS, czyli sposób reprezentacji.

Żaden publiczny rejestr nie podaje dokładnej liczby pracowników polskiej firmy na bieżąco. To jest uczciwa odpowiedź i warto ją znać, zanim spędzi się godzinę na szukaniu nieistniejącej wyszukiwarki. Można natomiast zbudować rzetelne oszacowanie z czterech źródeł.

• Sprawozdanie finansowe w Repozytorium Dokumentów Finansowych. Informacja dodatkowa do sprawozdania spółek z KRS zwykle podaje przeciętne zatrudnienie w roku obrotowym, często w rozbiciu na grupy zawodowe. To najbardziej wiarygodna liczba, jaką da się zdobyć bezpłatnie, choć dotyczy zamkniętego roku, a nie dnia dzisiejszego.
• Skala kosztów wynagrodzeń w rachunku zysków i strat. Podzielona przez rozsądne średnie wynagrodzenie w branży daje przybliżoną wielkość zespołu i pozwala zweryfikować deklaracje firmy.
• Rejestr REGON. GUS klasyfikuje podmioty według przedziałów liczby pracujących, co pozwala odróżnić mikrofirmę od średniego przedsiębiorstwa.
• Ogłoszenia o pracę i opinie pracowników. Liczba równolegle prowadzonych rekrutacji na to samo stanowisko mówi o rotacji więcej niż jakikolwiek wskaźnik finansowy, a opinie ludzi, którzy tam pracowali, opisują wielkość i strukturę zespołów wprost.

Jeżeli pytasz o liczbę pracowników dlatego, że rozważasz pracę w tej firmie, prawdziwe pytanie brzmi zwykle inaczej: czy zespół rośnie, czy się wykrusza. Na to odpowiadają opinie, nie rejestry.

Kandydat sprawdza co innego niż księgowa przed przelewem, więc i kolejność kroków jest inna. Zacznij od potwierdzenia, że pracodawca istnieje i nie jest w likwidacji: KRS albo CEIDG, dwie minuty. Potem sprawdź w Krajowym Rejestrze Zadłużonych, czy nie toczy się postępowanie upadłościowe lub restrukturyzacyjne, bo to bezpośrednio przekłada się na terminowość wypłat.

Trzeci krok jest najważniejszy i jednocześnie najczęściej pomijany: sprawdź, jak w tej firmie wygląda praca. Rejestry milczą o rzeczach, które zdecydują o tym, czy zostaniesz tam dłużej niż pół roku. Czy nadgodziny są rozliczane, czy odpracowywane. Czy podwyżki są, czy się o nich mówi. Czy przełożony krzyczy. Czy po trzech miesiącach pada propozycja przejścia na fakturę. Ten ostatni punkt ma od 8 lipca 2026 r. zupełnie nowy ciężar, bo inspektor pracy może dziś sam, decyzją administracyjną, uznać taką współpracę za stosunek pracy. Piszemy o tym szerzej przy okazji zasad, na jakich prowadzona jest kontrola PIP.

Praktyczna wskazówka na rozmowę kwalifikacyjną: przygotuj dwa pytania oparte na tym, co znalazłeś. Pytanie o strukturę zespołu, jeśli sprawozdanie pokazało spadek zatrudnienia, i pytanie o rotację na stanowisku, na które aplikujesz. Odpowiedź, a właściwie sposób odpowiedzi, powie Ci więcej niż cała reszta rozmowy.

Sprawdzenie raz i na zawsze. Status na białej liście, wpis w KRZ i dane rejestrowe zmieniają się w czasie. Przy stałej współpracy weryfikację trzeba powtarzać, a przy każdej dużej płatności sprawdzać rachunek na nowo.

Wyszukiwanie po nazwie zamiast po numerze. Podobne nazwy to najczęstsze źródło pomyłek, a przy oszustwach bywają tworzone celowo. Numer NIP identyfikuje jednoznacznie.

Uznanie braku wpisu w jednym BIG za czystą kartotekę. Biura informacji gospodarczej nie wymieniają się danymi. Brak wpisu w KRD nie oznacza braku wpisu w ERIF czy BIG InfoMonitor.

Pominięcie sposobu reprezentacji. Umowa podpisana przez osobę bez umocowania to problem, który ujawnia się dopiero wtedy, gdy trzeba jej dochodzić.

Zatrzymanie się na danych rejestrowych. Firma może mieć wzorowe wpisy we wszystkich rejestrach i jednocześnie być miejscem, z którego ludzie odchodzą po kwartale. Rejestry opisują podmiot prawny, opinie pracowników opisują organizację. Do pełnego obrazu potrzebne są oba.