Ryczałt czy ekwiwalent za pracę zdalną: co wybrać i jak wyliczyć kwotę

Krótka odpowiedź: ekwiwalent wybiera się wtedy, gdy pracownik pracuje na własnym sprzęcie, a ryczałt wtedy, gdy chcesz rozliczać koszty jedną stałą kwotą zamiast liczyć je co miesiąc od nowa. Ryczałt nie jest dodatkiem do ekwiwalentu ani do zwrotu kosztów. Art. 67(24) par. 4 Kodeksu pracy mówi wprost, że obowiązek pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu może zostać zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu. To wybór jednej z dróg, nie ich suma.

Poniżej rozkładamy tę decyzję na konkretne warunki, a potem pokazujemy, jak policzyć kwotę metodą, którą narzuca par. 5 tego samego artykułu. Bez tej kalkulacji stawka jest tylko liczbą wpisaną do regulaminu, której nie da się obronić ani przed pracownikiem, ani przed inspektorem.

Kiedy przepisy przewidują ekwiwalent, a kiedy ryczałt

Kodeks pracy rozdziela te dwa świadczenia według zupełnie innych kryteriów, choć w firmowej praktyce używa się ich zamiennie. Ekwiwalent odpowiada na pytanie o właściciela sprzętu. Ryczałt odpowiada na pytanie o sposób rozliczenia.

Pytanie, które trzeba sobie zadać	Odpowiedź prowadzi do	Podstawa prawna
Czy dajesz pracownikowi sprzęt służbowy?	Tak: nie ma ekwiwalentu, zostaje obowiązek pokrycia kosztów energii i usług telekomunikacyjnych oraz kosztów instalacji, serwisu i konserwacji.	art. 67(24) par. 1 pkt 2
Czy pracownik pracuje na swoim komputerze, a wy ustaliliście zasady korzystania z niego?	Tak: przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.	art. 67(24) par. 2 i 3
Czy chcesz uniknąć comiesięcznego rozliczania faktycznych kosztów?	Tak: zastąp pokrycie kosztów albo ekwiwalent jednym ryczałtem odpowiadającym przewidywanym kosztom.	art. 67(24) par. 4
Czy pracownik korzysta z pracy zdalnej okazjonalnej?	Tak: nie przysługuje ani jedno, ani drugie, bo art. 67(24) w tym trybie się nie stosuje.	art. 67(33) par. 1 i 2

Ostatni wiersz zaskakuje najczęściej. Przy okazjonalnej pracy zdalnej, czyli tej do 24 dni w roku kalendarzowym na wniosek pracownika, art. 67(33) par. 2 wyłącza stosowanie całego bloku od art. 67(19) do art. 67(24). Razem z nim znikają obowiązek pokrycia kosztów, ekwiwalent i ryczałt. Firma może oczywiście zapłacić dobrowolnie, ale wtedy nie korzysta z wyłączenia podatkowego, o którym za chwilę.

Jak wyliczyć kwotę: cztery składniki z art. 67(24) par. 5

Ten przepis jest w całej sprawie najważniejszy, a jednocześnie najczęściej pomijany. Wskazuje, co bierze się pod uwagę przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu, więc metoda jest dla obu świadczeń identyczna. Składniki są cztery:

• Normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, oraz ich udokumentowane ceny rynkowe. Chodzi o realne zużywanie się sprzętu, a nie o jego pełną wartość.
• Ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy wraz z cenami rynkowymi tego materiału. W pracy biurowej to zwykle papier i tonery, jeśli pracownik drukuje w domu.
• Normy zużycia energii elektrycznej. Nie faktyczne rachunki, tylko normy: pobór mocy urządzeń pomnożony przez czas pracy.
• Koszty usług telekomunikacyjnych, czyli udział łącza internetowego i ewentualnie telefonu w pracy dla pracodawcy.

Zwróć uwagę na słowo "normy". Ustawodawca celowo nie kazał zbierać od pracowników rachunków za prąd, bo w mieszkaniu nie da się rozdzielić energii zużytej na pracę od energii zużytej na resztę życia. Kalkulacja ma być szacunkiem opartym na parametrach technicznych, a nie rekonstrukcją faktur.

Przykładowa kalkulacja krok po kroku

Poniżej schemat, do którego podstawiasz własne dane. Liczby w nawiasach to wyłącznie ilustracja metody, a nie stawki wynikające z jakiegokolwiek przepisu. Twoja taryfa energii i twój sprzęt dadzą inny wynik i to jest w porządku.

1. Zsumuj pobór mocy stanowiska. Laptop z zasilaczem, monitor zewnętrzny i router to razem pewna liczba watów (przyjmijmy 130 W). Weź wartości z tabliczek znamionowych albo z kart katalogowych, bo są udokumentowane.
2. Przelicz na zużycie miesięczne. 130 W przez 8 godzin dziennie przez liczbę dni zdalnych w miesiącu. Przy pracy zdalnej w pełnym wymiarze (21 dni roboczych) daje to około 21,8 kWh.
3. Pomnóż przez stawkę z taryfy. Użyj ceny brutto za kWh z aktualnej taryfy dla gospodarstw domowych, razem z opłatą dystrybucyjną zmienną. To jest miejsce, w którym kalkulacja się starzeje, dlatego warto ją odświeżać raz w roku.
4. Dolicz udział łącza internetowego. Abonament podzielony proporcjonalnie do udziału pracy w korzystaniu z łącza. Przyjęcie połowy abonamentu przy pracy w pełnym wymiarze jest szacunkiem, który da się uzasadnić.
5. Dodaj zużycie sprzętu, jeśli jest prywatny. Tu wchodzi ekwiwalent: wartość rynkowa laptopa podzielona przez zakładany okres używania, a następnie przez proporcję wykorzystania służbowego.
6. Zapisz wynik i metodę. Do regulaminu wpisujesz kwotę, ale do dokumentacji kalkulacyjnej wpisujesz wszystkie powyższe założenia. To one obronią stawkę, gdy ktoś ją zakwestionuje.

Warto różnicować kwotę według liczby dni zdalnych. Pracownik przychodzący do biura trzy dni w tygodniu zużywa w domu wyraźnie mniej energii niż pracujący zdalnie na stałe, a ryczałt ma odpowiadać przewidywanym kosztom. Stawka dzienna albo widełki zależne od wymiaru pracy zdalnej są więc zgodne z przepisem, a nie jego obejściem.

Czego ryczałt nie obejmuje

Katalog z art. 67(24) par. 1 pkt 2 jest węższy, niż się zwykle zakłada: instalacja, serwis, konserwacja i eksploatacja narzędzi pracy oraz koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych. Biurko, fotel, podnóżek czy lampa nie mieszczą się w tym wyliczeniu. Mogą zostać pokryte jako "inne koszty" z pkt 3, ale wyłącznie wtedy, gdy zwrot takich kosztów został wyraźnie zapisany w porozumieniu, regulaminie albo poleceniu pracy zdalnej.

To nie jest drobiazg formalny, bo z drugiej strony stoi obowiązek z zakresu bezpieczeństwa pracy. Przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika zdalnego art. 67(31) par. 5 każe uwzględnić w szczególności wpływ tej pracy na wzrok, na układ mięśniowo szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne. Firma, która przepisuje ocenę ryzyka ze stanowiska biurowego i nie dotyka tematu ergonomii domowego stanowiska, ma dokument niespełniający wymogu tego przepisu. W praktyce koszt kilku regulowanych foteli bywa niższy niż koszt zwolnień lekarskich i wizyt u fizjoterapeuty, które przychodzą po dwóch latach pracy przy kuchennym stole.

Pełne zestawienie obowiązków, terminów i dokumentów związanych z pracą zdalną zebraliśmy na stronie o ryczałcie za pracę zdalną, razem z listą ośmiu punktów, które muszą znaleźć się w porozumieniu albo regulaminie.

Podatek i ZUS: dlaczego to kwota netto

Art. 67(25) Kodeksu pracy stanowi, że zapewnienie narzędzi pracy, pokrycie kosztów pracy zdalnej oraz wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie ma więc zaliczki na podatek. Nie ma też podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, ponieważ ta podstawa odwołuje się do tego samego pojęcia przychodu. Pracownik dostaje pełną kwotę, a w rozliczeniu rocznym ta wypłata się nie pojawia.

Po stronie firmy wydatek jest zwykłym kosztem uzyskania przychodu, bo wynika z obowiązku ustawowego związanego z prowadzoną działalnością. Żaden przepis go z kosztów nie wyłącza.

Jest jednak warunek, o którym mówi się rzadko. Wyłączenie z art. 67(25) obejmuje świadczenia z art. 67(24), czyli te oparte na kalkulacji kosztów. Jeśli pod nazwą ryczałtu za pracę zdalną firma wypłaca w istocie dodatek do wynagrodzenia, oderwany od jakiegokolwiek wyliczenia, sama nazwa nie przeniesie tej kwoty poza pojęcie przychodu. Udokumentowana metoda z par. 5 jest więc nie tylko wymogiem kadrowym, ale i zabezpieczeniem podatkowym.

Trzy błędy, które najczęściej podważają stawkę

Ryczałt naliczany obok zwrotu kosztów. Art. 67(24) par. 4 mówi o zastąpieniu, nie o dodaniu. Równoległe wypłacanie ryczałtu i zwracanie faktycznych rachunków to podwójne rozliczenie tego samego tytułu, które łatwo zakwestionować.

Kwota z 2023 roku, której nikt nie ruszał. Praca zdalna weszła do Kodeksu pracy 7 kwietnia 2023 roku i wiele firm ustaliło wtedy stawkę, która od tamtej pory nie drgnęła. Skoro ryczałt ma odpowiadać przewidywanym kosztom, a ceny energii się zmieniły, stawka sprzed trzech lat przestaje mieć oparcie w przepisie.

Sama liczba w regulaminie, bez metody. Art. 67(20) par. 6 pkt 3 wymaga określenia zasad ustalania ekwiwalentu lub ryczałtu, a nie tylko jego wysokości. Zapisanie metody ma też walor praktyczny: aktualizacja stawki po zmianie cen nie wymaga wtedy przechodzenia całej procedury zmiany regulaminu.

Co warto zapisać w dokumencie

Minimalny zestaw, który zamyka temat pieniędzy: kto jest objęty pracą zdalną, które koszty pokrywa pracodawca, czy stosujecie ekwiwalent, ryczałt czy zwrot kosztów, jaka jest metoda wyliczenia kwoty i jak często jest weryfikowana, oraz w jakim terminie świadczenie jest wypłacane. Reszta z ośmiu punktów art. 67(20) par. 6 dotyczy komunikacji, kontroli i sprzętu.

Jeżeli w firmie funkcjonuje już regulamin pracy, warto sprawdzić spójność obu dokumentów w części o potwierdzaniu obecności i o czasie pracy, bo to tam najczęściej powstają sprzeczności. Sama procedura wprowadzania i zmieniania dokumentów zbiorowych rządzi się własnymi terminami, które opisaliśmy przy okazji zmiany regulaminu pracy.

Na koniec jedna rzecz, która odróżnia pracę zdalną od monitoringu i kontroli trzeźwości. Przy tamtych instytucjach w art. 281 par. 1 Kodeksu pracy nie ma odpowiadającego im wykroczenia. Przy pracy zdalnej jest: pkt 5c obejmuje naruszenie przepisów o uwzględnianiu wniosków z art. 67(19) par. 6 i 7, czyli wniosków pracownicy w ciąży, rodzica dziecka do 4. roku życia i opiekuna osoby z orzeczeniem o niepełnosprawności. Od 8 lipca 2026 roku grzywna z tego przepisu wynosi od 2000 zł do 60 000 zł, a nie od 1000 zł do 30 000 zł, jak wciąż podaje wiele poradników. Niewypłacenie ryczałtu wykroczeniem z tego katalogu nie jest, ale pozostaje roszczeniem pracownika, a inspektor pracy może objąć je kontrolą PIP i wystąpieniem.